Yedi yönetim aracı

Yedi yönetim aracı, organizasyonlarda takım çalışmasıyla uygulamaya konulan iyi kararlar ve bu kararları geliştirici uygulamalarda kullanılan araçlardır.^[1] Organizasyonlarda sorunların çözümünde, bir takım çalışmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bunun amacı, takım içinde beyin fırtınasıyla ortaya çıkacak yeni ve yaratıcı fikirlerin problemin çözümü sürecinde uygulamaya konulmasıdır. Organizasyonun yapısında meydana gelen sorunların çözümü bazı aşamalarla gerçekleştirilmektedir. Öncelikle problemlere dair veriler toplanır, bu veriler kayıt altına alınır. Daha sonra bir takım tarafından incelenerek yorumlar yapılır ve detaylı bir planla çözüme gidilir. Bu aşamaların hepsinde yönetim araçlarının kullanılması, sorunun çözümüne büyük katkılar sağlar.

Problem çözümünde, karar verme sürecinde takım tarafından beyin fırtınası aktivitesi yapılmalıdır. Beyin fırtınası, yaratıcı ve yeni fikirlerin ortaya çıkmasında oldukça etkili bir yöntemdir. Beyin fırtınası, birden fazla katılımcının birbirleriyle fikir alış-verişinde bulunarak gerçekleştirdiği, çok sayıda alternatif çözüm yolunun ortaya çıktığı bir yöntemdir. Birçok alanda beyin fırtınası tekniğinden yararlanılmaktdır.

Beyin fırtınası yönteminin etkili bir şekilde uygulanabilmesi için bazı kurallara uyulması gerekmektedir. Bu kurallar:

1. Eleştiri beyin fırtınasının yapıldığı ortamda olmamalıdır. Böylece katılımcılar fikirlerini rahatça dile getirebilirler.
2. Düşüncede sınırlar olmamalıdır. Uç noktalarda düşünceler de ortaya konulmalıdır.
3. Nicelik aranır. beyin fırtınasının temel prensibi katılımcıların çok sayıda fikir ortaya koymasıdır.
4. Kombinasyon sağlanmalıdır. katılımcılar birbirinden etkilenerek daha iyi fikirler ortaya koyabilirler.^[2]

1. Yaratıcı düşüncenin ortaya çıkmasını sağlar.
2. Çok fazla sayıda fikir ortaya çıkmasını sağlar.
3. Grubun bütün üyelerinin çözüme katılımını sağlar.
4. Grup üyelerinin alınan kararları benimsemesi ve sahiplenmesini sağlar.
5. Beyin fırtınasıyla ortaya çıkan fikirler diğer yönetim araçlarına girdi oluşturur.^[3]

1. Afinite Diyagramı
2. Proses Karar Diyagramı (PDPC)
3. Ok diyagramı
4. Önceliklendirme Matrisleri
5. Matris Diyagramı
6. Ağaç diyagramı
7. İlişkiler Diyagramı

İlgi diyagramı (veya Yakınlık diyagramı) çok sayıda düzensiz fikir ve düşüncenin, aralarında ilişkiler kurularak organize edilmesi için kullanılan bir araçtır.^[4] Müşteri ihtiyaçlarının yapısını ortaya çıkartmak için kullanılır.^[5] K-J diyagramı olarak da bilinir. Bu adını Jiro Kawakita'dan almıştır. İlgi diyagramları belirgin olmayan durumların bir araya getirilip gruplandırılmasıyla/organize edilmesiyle oluşturulur. Bir beyin fırtınası neticesinde ortaya çıkan düşünceler ve fikirler, ilgili oldukları, kendi karakteristik özelliklerinin yansıtıldığı durum başlığının altında gruplandırılırlar.^[6] Düzensizce ve ilişkilendirilmemiş fikir ve düşüncelerin, ilgi diyagramıyla ilişkilendirilip düzenlenmesi, hangi fikrin doğru olduğun veya hangilerinin çözüm için daha elverişli olduğunun kademeli olarak görülebilmesi açısından kolaylık sağlar.

1. Bir problem veya konu üzerinde ayrıntılı çalışma yapıldığında^[7]
2. Bir probleme veya konuya ait değişik bakış açıları toplarken^[7]
3. Mantıklı düzenlemeler yerine yaratıcı düzenlemelerin daha gerekli olduğunda

1. Organizasyon için problem niteliği taşıyan konu seçilir
2. Bu konuyla ilgili bilgiler toplanır ve bilgi kartlarının üzerine yerleştirilir
3. Düzenlenen bu kartlar belli bir mantık sırasına göre düzenlenir
4. Düzenlenen bu kartlar gruplandırılarak ilişkili oldukları başlıklar altında toplanır
5. Böylece ilgi diyagramı oluşturulur.

Bir grup içinde beyin fırtınası etkinliğinin ardından ilgi diyagramının oluşturulmasının;

1. Gerçekler, fikirler ve düşüncelerin faydalı ilişkiler ve gruplar halinde düzenlenmesi
2. Düzenlenmiş fikirlerle birlikte, var olan sorunun çözümü ve yeni yaklaşımların görülmesi
3. Grup içinde takım çalışmasının teşvik edilmesi
4. Gizli ya da belirsiz olan sorunların farkına varılması gibi yararları vardır.^[8]

Planlamanın en önemli yolu eldeki verileri bir ağaç diyagramı kullanarak hiyerarşilere ayırmaktır.^[9] Bu diyagram, geliştirilen planda neyin yanlış gidebileceğini tanımlamakta kullanılır. PDPC, riskleri ve alınacak karşı önlemleri belirleyebilmek amacıyla ağaç diyagramını birkaç alt düzeye ayırır. Bu riskleri ve önlemleri belirtmek için farklı boyutlarda kutucuklar kullanılır.

1. İstenen sonuca ulaşmak ve istenmeyen sonuçları engellemek için yeni bir plan oluştururken^[10]
2. Plan içerisindeki potansiyel riskler tanımlanmak istendiğinde^[11]
3. Riskler tanımlandığında alınması gereken önlemler araştırılırken

1. Tasarlanan plan için ağaç diyagramı geliştirilir.
2. Her görev için çıkabilecek problemlere dair beyin fırtınası yapılır.^[10]
3. Bütün problemler incelenir ve sonuçları önemsiz olanlar elenir. Geriye kalanlar alt başlık olarak görevlere eklenir.
4. Her potansiyel problem için alınabilecek önlemlere dair beyin fırtınası yapılır. Bu önlemler de ilgili problemin alt başlığı olarak diyagrama eklenir.
5. Her önlemin uygunluğuna maliyet, gerekli zaman, uygulanabilirlik gibi kriterlere göre karar verilir.
6. Uygun olmayan önlemler 'X' ile, uygun olan önlemler ise 'O' ile işaretlenir.^[11]

1. Tahmin yapmayı kolaylaştırır.
2. Beklenmedik olayları ve problemleri tahmin etmek için geçmişi kullanır.
3. Problemlerin yerinin belirlenmesini sağlar.^[9]
4. Olayların nasıl başarılı bir şekilde sonuçlanacağını gösterir.

Ok diyagramları proje planları ve faaliyet planlamaları için kullanılır. Bir diğer adı faaliyet diyagramıdır. Kritik yol metodu (CPM) ve program gözden geçirme ve değerlendirme tekniği (PERT) ile benzer özellikler göstermektedir. fakat bunlardan farklı olarak ok diyagramı basitleştirilerek hızlı ve etkin yollarla takım çalışmasını kolaylaştıracak şekilde hazırlanır. Projenin başlangıcı, gerekli aşamalar ve aşamaların birbirleriyle ilişkileri ve bağlantıları oklarla gösterilerek, projenin bitişine gidilir. Proje yönetiminde sorunların çözümünde ve zamanın verimli kullanılmasında etkili bir rol oynamaktadır.

1. Günlük proje ve üretim sistemleri için planlama yapılmak istendiğinde
2. Sistemlerdeki belirli görevlerin en uygun zamanda bitirildiğinden emin olunmak istendiğinde^[10]
3. Herhangi bir projenin en erken bitiş tarihini hesaplamada
4. Herhangi bir iş sürecindeki aktiviteleri tanımlama ve anlamada

1. Yapılması gereken asıl görevler belirlenir.
2. Görev süreleri hesaplanır.
3. Görevler yapılış sırasına göre art arda dizilir.
4. Görevler arasındaki bağlantılar oklarla tamamlanır.
5. Diyagramın başındaki görevden başlayarak, her görev için erken başlangıç ve erken bitiş süreleri hesaplanır.
6. Diyagramın sonundaki görevden başlayarak, her görev için geç başlangıç ve geç bitiş süreleri hesaplanır.
7. Her görev için erken ve geç süreler arasındaki zaman farkları hesaplanır.
8. Kritik yol bulunur.
9. Plan hazırlanır ve sonuçlara göre hareket edilir.^[12]

1. Görevlere başlamadan önce yapılacak olan işin gözlemlenmesine ve potansiyel engellerin tanımlanmasına olanak sağlar.
2. Potansiyel gelişmelerin keşfine rehberlik eder.
3. Süreç ilerleyişinin gözlemlenmesini kolaylaştırır.
4. Süreç planındaki değişikliklerle zaman kaybetmeden başa çıkmayı sağlar.^[10]

Önceliklendirme matrisi, önem sırasının düzenlenmesidir. Bir önceliklendirme matrisi ağaç diyagramı ve matris diyagramının birleşiminden oluşur. Önceliklendirme matrisi, takımın amaçlarının daraltılarak bunlardan organizasyonda hangisinin daha önemli olduğunun belirlenmesini sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

1. Farklı maddeleri etkileyen faktörleri araştırırken ve ortak ilişkilere karar verilmek istendiğinde^[13]
2. Maddeler arasındaki ilişki iki boyutlu olarak gösterilmek istendiğinde^[13]
3. Farklı maddelerin aynı etkiyi ve aynı maddelerin farklı etkiyi yarattığı durumlar araştırılırken.

1. Amaç, alternatifler ve karar için bir kriter belirlenir.
2. Öneme göre bir seçim yapılır.
3. Her seçeneğe yüzde ağırlık verilir. (bütün ağırlıklar toplandığında 1 etmelidir.)
4. Bütün ağırlıklar toplanarak etkilenme derecesi bulunur.
5. Dereceler kriterlere göre sıralanır.
6. Ağırlıklar ilgili matrisin dereceleriyle çarpılır ve her madde için önem derecesi bulunur.

1. Birçok alanda kullanılabilir.^[9]
2. Matris diyagramı yeterli olmadığında bu diyagram kullanılır.

^[14] Çeşitli veri grupları arasındaki ilişkiler hakkında bilgi sağlayan yönetim ve planlama aracıdır.^[15] Matris diyagramları belirli sayıda satır ve sütunlardan oluşur. Satır ve sütunların kesişim noktaları da projedeki problemleri ve yoğunluğunu belirler. Kesişim noktaları gelecek hamleleri belirlemede rol oynar. Problemi ve esas özelliklerini görebilmek onu çözme stratejileri geliştirmekte büyük fayda sağlar. Çoğunlukla "Hangi?" sorusunun cevabını bulmak için sorulur, örneğin "Müşteri gereksinimlerini karşılamak için hangi uygulamaları yapabilirim?".^[16]

^[17] Matris diyagramı metodu; problemi çok boyutlu görmeyi sağlar, bir probleme ilişkin elemanları içerir. Bu elemanlar tablodaki satır ve sütunlarda yer alırlar ve metot seçili eleman grupları arasında ilişki olup olmadığını gösterir. Kesişim noktalarında da etkili problem çözümlerini görmeye olanak sağlar.

1. L tipi matris:İki grubun elemanlarını birbiriyle ya da bir grubun elemanlarını kendisiyle ilişkilendirir.
2. T tipi matris:3 grubun elemanlarını birbirleriyle ilişkilendirir.Ancak B ve C gruplarının ikisi birden A grubu ile ilişkiliyken, B ve C birbiriyle olmamalıdır.
3. Y tipi matris:3 grubun elemanlarını birbirleriyle ilişkilendirir ve her grup ikili olarak birbiriyle ilişkilidir.
4. C tipi matris:3 grubun elemanlarını aynı anda, 3 boyutlu olarak ilişkilendirir.
5. X tipi matris:4 grubun elemanlarını birbirleriyle ilişkilendirir. Her grup diğer gruplardan ikisiyle ilişkilidir.
6. Çatı tipi matris:Bir grubun elemanlarını kendileriyle ilişkilendirir. Genellikle L tipi ya da T tipi matrislerle oluşturulurlar.^[14]

1. Doğru seçim yapmak için önemli faktörler belirlenir.
2. Kullanılacak matris tipi belirlenir.
3. Kullanılacak ilişki sembolleri seçilir.
4. Uygun faktör ve sembollerle matris tamamlanır.
5. Matris incelenir ve uygun bir sonuç bölümü yazılır.^[17]

1. Bir projeyi tamamlamak için yapılan işlemlerde
2. Birçok farklı özellik barındıran alternatiflerin kıyaslanmasında
3. Yeni bir uygulamaya geçilmek istendiğinde, projelerden hangisinin planlanan hedeflerden daha fazlasını gerçeklediğini saptayıp sıralamada^[17]

1. Değişik bileşenler arasındaki ilişkiyi açıklar.
2. Problemlerin genel yapısını gösterir.

^[14] Ağaç diyagramı bir problemin çözülmesi ya da herhangi bir hedefe ulaşılması için yapılması gereken işlemleri hiyerarşik bir biçimde gösteren yönetim aracıdır.^[18] Bir konu ve bileşenleri arasındaki ilişkileri gösterir.^[16] Çoğunlukla “Nasıl?” sorusunu cevaplamak için kullanılır. Sistematik diyagram, ağaç analizi, analitik ağaç ve hiyerarşik diyagram da ağaç diyagramının diğer isimleridir.^[19] Diyagram, projenin genel amacı (ağacın gövdesi) ile başlar ve projenin tamamlanması için gereken alt seviyelere (ağacın dalları) doğru ilerler.^[20] Genel amaç kendi içinde iki ya da daha fazla dala ve her dal da kendi içinde iki ya da daha fazla dala ayrılarak diyagramı gövdesi ve birçok dalıyla ağaca benzetir.Bu diyagramın kurulmasında önceden hazırlanmış afinite diyagramı ve ilişkiler diyagramlarının faydası olacaktır.

1. Problem (ya da hedef) belirlenir ve bir karta yazılıp diyagramın çizileceği tahtanın en soluna koyulur.
2. Problemi çözecek (ya da projeyi hedefe ulaştıracak) aşamalar belirlenir. Ana hedeften ayrılan bu aşamalar da daha sonra kendi içlerinde kısımlara ayrılırlar. Yani diyagramda sol tarafta kalanlar daha geniş kapsamlı iken sağa doğru ilerlendikçe olgular daha ayrıntılı, daha spesifik olacaktır.
3. Bitmiş olan diyagram incelenir ve projenin tamamlanması için yapılacak işlemler belirlenir.^[17]

1. Bir konu genel özellikleriyle biliniyorken daha ayrıntılı incelenmek istendiğinde
2. Süreçler ayrıntılı analiz edilmek istendiğinde
3. Bir problemin ana sebebi araştırılırken
4. Temel sebep bir afinite ya da ilişki diyagramı ile saptandığında
5. Bir projenin detaylarının anlatılması gerektiğinde iletişim aracı olarak ağaç diyagramı kullanılabilir.^[20]

1. Sistematik ve mantıksal yaklaşımla atlanan madde olmaz.

İlişki diyagramı, kompleks sebep-sonuç ilişkilerini anlaşılır kılar, sebepleri düzgün bir biçimde ortaya koyar, problemlerin çözümünü belirlemeye yardımcı olur ve ana faktörleri belirler.^[21] Doğrusal olan araçların aksine her yönlü düşünmeye açık olduğu için yaratıcı bir süreçtir.^[17]

İlişki diyagramı bir durum, sistem ya da problemdeki elemanların görsel sunumudur. Genellikle bir başka yönetim aracı olan afinite diyagramları ile birlikte kullanılırlar. Afinite diyagramlarından çıkan ana başlıklar, ilişki diyagramının başlangıç noktası olarak kullanılırlar.^[17]

1. Problem ya da durum açıkbir şekilde yazılır ve tahtanın ortasına koyulur.
2. Durumla ilgisi olan faktörler belirlenir. Bu faktörler daha önce yapılmış afinite diyagramlarının ana başlıkları olabilir. Faktörlerin yazıldığı kartlar durum kartının etrafına dizilirler.
3. Kartlar arasında sebep-sonuç ilişkisinin olup olmadığına bakılır. Eğer varsa "sebep" karından "sonuç" kartına bir ok çizilir. Bulunan bütün sebep-sonuç ilişkileri için işlem tekrarlanır.
4. İlişkiler incelenir. Kendisinden en çok okun çıktığı kart ana sebep, en çok okun yöneldiği kart ise ana sonuç olur.^[17]

1. Çeşitli fikirler veya sebep-sonuç arasındaki ilişkiler araştırılırken, projeyi geliştirme üzerinde çok büyük etkisi olacak bir alan araştırılırken
2. Kompleks bir durumun sebepleri araştırılırken
3. Karmaşık bir çözüm yöntemi oluşturulurken
4. Bir afinite diyagramı, sebep-sonuç diyagramı ya da ağaç diyagramı yapıldıktan sonra konu daha ayrıntılı incelemek istendiğinde^[20]

1. Belirli konular arasında hangi konuların daha önemli, daha temel olduğunu anlamaya yardımcı olur.
2. Var olan problemlerin ana sebebini belirlemeyi sağlar.
3. Karar vermek için yeterli bilgi bulunmadığı zamanlarda bilinmesi gereken temel konuların bulunmasını sağlar.^[17]

• THE SEVEN NEW MANAGEMENT AND PLANNING TOOLS 23 Aralık 2011 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
• Second seven tools 9 Aralık 2011 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
• BEYİN FIRTINASI