İçeriğe atla

Belge yönetimi

Belge yönetimi (records management), belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.[1]

Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri oldukça önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır.[2]

Belgelerin Üretimi ve kullanılması çok eski çağlardan beri var olmaktadır fakat belge yönetimi kavramının bir disiplin haline gelmesi 20. yüzyılda başlamıştır.[3]

Belge yönetiminin amacı

Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak,kullanılmak istenildiğinde belgenin erişimini kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır.[4] Diğer bir amacı da,devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv'e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv'e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.[5]

Belge yönetimi amaçları şu şekilde sıralanabilir:

  •  Gereksiz belge üretim miktarını düşürmek ve üretilen belgelerin kalitesini artırmak
  •  Kuruluşların günlük işleyişleri sırasında daha etkili kayıt ve dosyalama sistemi kurmak ve belgeleri kullanıma hazırlamak
  • İnsanları, gerekli olmayan belgeleri pahalı ofis ortamlarından daha ucuz depolama taşınması konusunda yönlendirmek
  • İdari, yasal ve mali açılardan kullanım değeri tükenene veya güncelliklerini yitirene kadar yarı güncel belgelerle etkili danışma hizmeti sunmak
  • Kalıcı değere sahip olan bütün belgelerin arşivlere devredilmesi ve değerlendirilmesini sağlamak
  • Arşiv uzmanlarının gözetiminde belgeleri değişik kullanıcı gruplarının hizmetine sunmak, depolamak ve düzenlemektir.[6]

Belge yönetiminin avantajları

Kurumların gün geçtikçe büyüyen ve karmaşıklaşan yapıları daha çok belgenin kullanılmasına yol açmaktadır.[7] Bir kurumun bu belgeleri doğru şekilde kullanabilmesi için uygulayacağı belge yönetimi programı kuruma birçok avantaj sağlar. Bu faydalar şunlardır:[8]

  • Karar verme
  • Yasal destek ve yasal belge sağlama
  • Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
  • Yeni belgeler için referans olma
  • Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
  • Kurumsal verimliliği artırma
  • Değerli dosyaları koruma
  • Gereksiz belgelerin üretimini önleme
  • Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
  • Kurumun tarihini koruma
  • Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma

Belge Yönetimi Sistemi

Belgelerin yönetilmesi, belge miktarı ile doğru orantılı bir biçimde, artan bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunun en güzel örneği, bazı istatistiksel rakamlarda yatmaktadır. Son otuz yılda üretilen bilgi miktarının, ondan önceki 5 bin yılda üretilenden fazla olması, teknolojinin bizleri getirdiği nokta ve gelecek hakkında bazı fikirler vermektedir.[6] Belge yönetimi, tek bir sabit sistem ile yapılamayacak kadar kapsamlı bir iş olmakla birlikte, farklı kurumların çeşitli belgeler için uyguladıkları birçok yöntemler ve kullandıkları birbirinden değişik sistemler bulunduğu bilinmektedir. Belge yönetimi içerisindeki bileşenlerin düzgün ve eksiksiz bir biçimde ele alınması belge denetiminin sağlanabilmesi için gereklidir.

Finansman ve insan kaynakları: Bütçe, personel

Alt Sistemler: Belge üretimi, bilginin yayımı, kopya yönetimi, önemli belgeleri koruma, yazışma yönetimi, form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi

Araçlar: Bilgisayarlar, postalama, merkezdeki belgeler, bilgi merkezleri, belge merkezleri, arşivler, iletişim

İşlemler: Bürokratik işlemlerin basitleştirilmesi, saklama ve düzenleme, gizlilik (koruma), yönergeler, veri tabanı idaresi

Belge yönetimi sistemi bütçe, personel, belge türleri, belge üretimi, belgelerin dağıtılması, kopyalanması, sıkılaştırılarak kaydedilmesi, posta yönetimi gibi çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Belge üretimi ve dağıtımı, bilgi yayımı, kopyalama, önemli belge koruma, yazışma ve form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi, arşiv yönetimi ve bu yönetim türleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkisi olan araç- gereç, hizmet ve yöntemlerin tümü, belge yönetimi sisteminin temel bileşenlerinden oluşmaktadır.[9]

Türkiye - Belge Yönetimi İlişkisi

Türkiye'de belge yönetimi hakkında birçok çalışma gerçekleştirilmiştir. Burada amaç gerçekleştirilen işlemlerin verimli ve doğru ilerleyiş sağlaması, yüksek maliyetlerden kaçınmak, hızlı ve kaliteli hizmet vermektir. Türkiye'de özel anlamda belge yönetimi adına işlemler gerçekleştirilmiştir ancak belgenin üretiminden imhasına kadar geçirdiği tüm süreci kapsayacak çalışmanın bulunmadığı görülmektedir. İlk proje ve raporların çıkışı 1950'li yılların başına dayanmaktadır. Türkiye'de günümüze kadar kamu yönetiminin düzenlenmesi ve gereksiz belge üretiminin önüne geçmek adına iki konu başlığı altında düzenlemeler yapıldığı görülmektedir. Diğer yapılan işlemlerden biri ise tüm belgeler için değil de yazışma ve formların tasarım ve üretimi hakkındadır. Bu işlemde amaçlanan kurumsal işlerin düzenlenmesidir. Bilgi Edinme Hakkı Kanunun belge yönetimi alanında yapılması gereken düzenlemelere katkı sağlayacağı söylenebilir. Türkiye de belge yönetimi gereksinimini ortaya koymak için son yıllarda bilgi ve belge hizmetleri alanında yapılan yasal düzenleme ve çalışmalardan bir diğeri ise E- Devlet uygulamalarının Avrupa Birliğine üye olabilme ön koşulları arasındadır.

Elektronik belge yönetimi

Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur.[10] Elektronik belge yönetimi (Electronic records management), fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.[11] Ebys'ler ile yapılmaya çalışılan kâğıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir.

Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye'nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.[12]

Kaynakça

  1. ^ "Özdemirci,Fahrettin. Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi" (PDF). 17 Aralık 2014 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013. 
  2. ^ Özdemirci,Fahrettin Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi İstanbul-1996, Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları
  3. ^ Özdemirci,Fahrettin Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi(Records Management As A Discipline) [1] 17 Aralık 2014 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  4. ^ "Teri J. Mark Designing Efficient Filing Systems" (PDF). 20 Ekim 2012 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013. 
  5. ^ Özdemirci,Fahrettin Üniversitede Belge Yönetimi ve Arşivler
  6. ^ a b Odabaş, Hüseyin (30 Nisan 2005). "Belge Yönetimi ve Türkiye'de Belge Yönetimi Gereksinimi". Bilgi Dünyası. 6 (1): 36-57. doi:10.15612/bd.2005.446. ISSN 2148-354X. 
  7. ^ Külcü,Özgür Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü 25. Yıla Armağan 1997
  8. ^ Özdemirci,Fahrettin Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi
  9. ^ Rossi, M. J. (1 Temmuz 1978). "Book Reviews : Human Relations in Management. Samuel D. Deep, Encino, CA: Glencoe Publishing Co., 1978. 294 pages". Journal of Business Communication. 15 (4): 75-76. doi:10.1177/002194367801500413. ISSN 0021-9436. 
  10. ^ Önaçan, Mehmet Bilge Kağan Medeni, Tunç Durmuş Özkanlı, Özlem Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS)'nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası [2] 23 Ocak 2013 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
  11. ^ Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ve Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Örneği Tezi[3][]
  12. ^ Kandur Hamza Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemli Kriterleri Referans Modeli (v.1.0) [4] 27 Şubat 2012 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.

İlgili Araştırma Makaleleri

Basit Ağ Yönetim Protokolü, bilgisayar ağları büyüdükçe bu ağlar üzerindeki birimleri denetlemek amacıyla tasarlanmıştır. Cihaz üzerindeki sıcaklıktan, cihaza bağlı kullanıcılara, internet bağlantı hızından sistem çalışma süresine kadar çeşitli bilgiler SNMP'de tanımlanmış ağaç yapısı içinde tutulurlar.

<span class="mw-page-title-main">Döviz</span> mal veya hizmetler için genel olarak kabul edilen takas aracı

Döviz, dar anlamda yabancı parayı temsil eden belgeler. Türkçede yabancı ülkelerin paralarına da döviz denmektedir. Herhangi bir ülkenin parasının, başka bir ülkenin parasına dönüştürülmesiyle ilgili işlemlere de döviz işlemi veya kambiyo işlemi denir. Döviz kelimesi Türkçeye Fransızcadaki deviseden geçmiştir. Genel olarak döviz dendiğinde milletlerarası ödemelerde kullanılan ödeme araçlarının tamamı ifade edilir.

<span class="mw-page-title-main">Kurumsal kaynak planlaması</span> kurumun kaynaklarını verimli şekilde kullanacak şekilde planlaması

Kurumsal kaynak planlaması ya da işletme kaynak planlaması, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. Klasik bir KKP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. KKP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar.

İçerik Yönetim Sistemi dijital içerik üretilmesini ve düzenlenmesini yönetmeye yarayan yazılım. Bir İYS, genellikle doküman yönetimi, değer yönetimi ve kayıt tutma sistemlerinin birden fazla katılımcı tarafından işbirliği içinde kullanılmasını sağlar.

<span class="mw-page-title-main">Bilgisayar güvenliği</span> bilgisayar sistemlerinin ve ağlarının, hırsızlık, hasar, kötüye kullanım gibi durumlara karşı koruma mekanizmaları

Bilgisayar güvenliği, elektronik ortamlarda verilerin veya bilgilerin saklanması ve taşınması esnasında bilgilerin bütünlüğü bozulmadan, izinsiz erişimlerden korunması için, güvenli bir bilgi işleme platformu oluşturma çabalarının tümüdür. Bunun sağlanması için duruma uygun güvenlik politikasının belirlenmesi ve uygulanması gereklidir.

<span class="mw-page-title-main">Kamu Sertifikasyon Merkezi</span>

Kamu Sertifikasyon Merkezi, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü (UEKAE) bünyesinde 2005 yılında kurulmuştur. Türkiye'nin ikinci elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı olan Kamu SM®, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak kurulmuş ve işletilmektedir.

<span class="mw-page-title-main">Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı</span> Türkiyede bir bakanlık

Türkiye Cumhuriyeti Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı, Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı'na bağlı olarak çalışan çevre, şehircilik ve iklim değişikliği işlerinden sorumlu bakanlıktır.

<span class="mw-page-title-main">Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü</span> Türkiye Cumhuriyeti Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına bağlı olarak görev yapan bir genel müdürlüktür

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, Türkiye Cumhuriyeti Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı'na bağlı olarak görev yapan bir genel müdürlüktür.

<span class="mw-page-title-main">Özelleştirme</span> Mülkiyet ve yönetimi devlete ait olan ürün, kurum, fabrika gibi birimlerin özel sektör ve şirketlere devri

Özelleştirme, yaygın ve dar anlamıyla "bir şeyi kamu sektöründen özel sektöre taşımak" demektir. Ayrıca bazen, yoğun bir şekilde düzenlenen özel bir şirket veya sektörün daha az düzenlenir hale gelmesi durumunda deregülasyon ile eşanlamlı olarak kullanılır.

<span class="mw-page-title-main">Türk Patent ve Marka Kurumu</span> Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum

Türk Patent ve Marka Kurumu, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na bağlı, özel bütçeli, bağımsız yasal bir kuruluştur. TÜRKPATENT, Türkiye'nin teknolojik gelişimine katkıda bulunmak, memleket genelinde serbest rekabet ortamını sağlamak, araştırma geliştirme hareketlerinin ilerlemesini mümkün kılmak üzere; kanunla düzenlenmiş patent, marka ve endüstriyel mülkiyet haklarının oluşması, korunması ve bu haklara ilişkin yurt içi, yurt dışı bilgi ve belgeleri kamu yararına sunmak gibi bir gayeye sahiptir.

e-Devlet (Türkiye) kamu hizmetleri internet sitesi

e-Devlet, e-Devlet Kapısı veya Dijital Türkiye, devlet hizmetlerinin kullanıcı ihtiyaçları göz önüne alınarak elektronik ortamda, güvenli, kesintisiz ve hızlı olarak ortak bir nokta üzerinden vatandaşa doğru bilgiye ulaştırılmasını amaçlayan web tabanlı bir sistemdir.

Dijitalleştirme, özellikle eski yazılı kaynakların OCR ve benzeri uygulamalarla dijital ortama aktarılma işlemidir. Dijitalleştirme görsel veya işitsel ögelerin bilgisayara tanımlanabilmesi, işlenebilmesi ve saklanabilmesi amacıyla sayısal kodlara dönüştürülmesidir. Bu işlemin amacı belgenin bütünlüğünü, içeriğini ve fiziksel özelliklerini koruyarak gelecek nesillere aktarmaktır.

İşletme enformatiği, işletme yönetimi ve bilgisayar bilimleri alanlarını kapsayan sosyo-teknik bir disiplindir. İşletme enformatiği eğitimi üniversite düzeyinde verilmekte, bir işletme enformatiği bölümü ya da programını bitiren üniversite mezunları işletme enformatiği uzmanı unvanı almaktadır. Dünyanın çeşitli ülkelerinde olduğu gibi Türkiye'deki bazı üniversitelerde de işletme enformatiği alanında lisans, yüksek lisans ve doktora eğitimi verilmektedir. Üniversitelerin benzer bölümleri kimi zaman:

Bilgi yönetimi geçmişten günümüze gelişen teknoloji ile birlikte kişisel hayatımızda başlayıp da sosyal hayatımıza kadar birçok alanda artan bilgi miktarı her alanda rekabeti ortaya çıkarmıştır. Bu yüzden örgütler teknoloji ile birlikte ortaya çıkan bilgi yığınlarını denetim altına alarak var olabilirler ve varlıklarını devam ettirebilirler. Bilgi yönetimi bu kadar etkin olmasına rağmen 20. Yüzyılın sonlarına doğru kavram olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetiminin bir kavram olarak ortaya çıkmasının nedeni “ürünlerin ve hizmetlerin bilgi içeriğinin artması, e-ticarette, eğitimde, vb. olduğu gibi teknolojinin üretim ve hizmetlerin niteliğini ve yapılış tarzını tümden değiştirmesi onu kendi yapısı içerisinde yapılandırması, bilimsel çalışmaların önemli ölçüde rekabet unsuru haline gelmesi, çalışanların niteliklerinin değişmesi, bilişim ve telekomünikasyon teknolojilerinin enformasyon ve yönetimindeki etkinliğin artması. ” olarak tanımlanmıştır. Bunlarla birlikte yönetim kavramı ortaya çıkmış ve günümüzde hala gelişim göstermektedir

Belge Yönetim Sistemleri, kurumsal iletişim sonucu üretilen, kanıt değeri taşıyan, özgün ve forma sahip dokümanların kayıt altına alınması, erişimi, kullanımı ve ayıklanması amacına yönelik birlikte çalışan unsurların bütünü olan sistemlerdir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); elektronik ortamda iletilerin gönderimi ve teslimatı dahil olmak üzere hukuki delil sağlayan, güvenli bir elektronik posta türevidir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi; posta göndericisi ve alıcısının kimliklerinin net bir şekilde belli olduğu, iletinin içeriği ve zamanında herhangi bir değişikliğin yapılamadığı, taraflar arasındaki uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliğe sahip olan elektronik posta hizmetidir.

<span class="mw-page-title-main">Tarım ve Orman Bakanlığı</span> Türkiyede bir bakanlık

Türkiye Cumhuriyeti Tarım ve Orman Bakanlığı, Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığına bağlı olarak çalışan, tarım ve orman işlerinden sorumlu olan bakanlık. Gıda, Tarım ve Hayvancılık ile Orman ve Su İşleri bakanlıklarının teşkilat ve görevlerine ilişkin yasal düzenlemelerin yürürlükten kaldırılması sonrasında, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesiyle yeniden yapılandırılmıştır.

Windows Server ile karıştırılmamalıdır.

Birlikte çalışabilir bilgi sistemleri her yöne akan bilgiye erişim imkânı sağlamak üzere tasarlanmış yapıdır. Sistemlerin kendi içinde ve birlikte çalışarak gerçekleştirdiği etkileşimle bilgiye erişim imkânı sağlar.


Bu sayfa, bu Vikipedi makalesine dayanmaktadır.
Metin, CC BY-SA 4.0 lisansı altında mevcuttur; ek koşullar uygulanabilir.
Görseller, videolar ve sesler kendi lisansları altında mevcuttur.