İçeriğe atla

Belge Yönetim Sistemleri

Belge Yönetim Sistemleri, kurumsal iletişim sonucu üretilen, kanıt değeri taşıyan, özgün ve forma sahip dokümanların kayıt altına alınması, erişimi, kullanımı ve ayıklanması amacına yönelik birlikte çalışan unsurların bütünü olan sistemlerdir.

Belge yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, belge yönetim programlarının önemli bir parçasıdır. Belge yönetim sistemlerinin temel fonksiyonları; bilginin üretilmesi, tutulması ve kullanılmasıdır.Sistemin unsurları, belge yönetim çalışmalarının gerektirdiği kaynakları, sorumlulukları, düzenlemeleri, araç gereçlerin tasarımı ve sürekliliğinin sağlanmasını kapsamaktadır. Belge yönetim sistemleri, basılı ya da elektronik ortam gözetmeksizin fiziksel bir altyapı gerektirir. Basılı belgeler için depolama araç gereçleri söz konusu iken elektronik belgeler için donanıma gereksinim duyulmaktadır. Belge yönetim sistemlerinde güvenlik son derece önemlidir. Kurumlarda oluşturulacak olan belge yönetim sistemlerinin politikaları kurumsal gereksinimler ve koşullar göz önünde tutularak belirlenmelidir. Bu politikalar uygulanırken sürekli olarak denetlenmeli ve güncel tutulmalıdır.[1]

Belge yönetimine sistematik ve planlı bir yaklaşım getiren ISO 15489 standardı 2001 yılında yayımlanmıştır. Bu standart, belge yönetim sisteminin görevini sekreterliğe yükleyen, ortak başlıkların belirlenmesi, bir dosya planını ve fonksiyonel ilişkilerini ortaya koymanın kolay ve kısa bir sürede gerçekleştirilebilir olduğu yanılgısına kapılan bazı kurumların bu yanılgıyı değiştirmelerinde büyük rol oynamaktadır. Standart, organizasyonlarda belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve etkinliğinin artırılması konusunda açıkça yol göstermektedir. Kurumlar belge yönetim sistemlerini hatırı sayılır miktarda gelir sağlamaması nedeniyle bu sistemleri gereksiz görmüşlerdir. Fakat kurum işletim maliyetinin azaltılması ve davaların desteklenmesi gibi durumlarda sistemlerin gerekliliğini anlamaktadırlar.[2]

Günümüzde sürekli bir gelişim içinde olan enformasyon teknolojileri belge yönetim sistemlerini etkilemektedir. Bu durum sonucu elektronik belge yönetim sistemleri zamanla var olup gelişmektedirler.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Elektronik belge yönetim sistemi kurumların iç ve dış etkileşimleri sonucu oluşan belgelerin elektronik ortamda yönetilmesini sağlayan sistemdir. Elektronik belge yönetim sistemleri için Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 20 Temmuz 2008 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi. ile Türk Standartları Enstitüsünün 15 Ocak 2010 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi. ortak çalışmaları sonucunda TS 13298 standardı hazırlanmıştır.[3] Elektronik belge yönetim sistemi ile ulaşılmak istenen, iş gücü, zaman ve mekandan sağlanan tasarruf sonucu maliyeti azaltmak, güvenli ve hızlı belge akışı sağlamaktır.[4]

  1. ^ Özgür Külcü, Handen Uzun Külcü, Belge Yönetiminde Program Geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi, Bilgi Dünyası, 2009.
  2. ^ İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı: Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirme, 2003.
  3. ^ "Arşivlenmiş kopya". 24 Aralık 2013 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 24 Aralık 2013. 
  4. ^ "Arşivlenmiş kopya". 24 Aralık 2013 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 24 Aralık 2013. 

Kaynakça

"Elektronik Belge Yönetimi Sistemi Nedir". 26 Şubat 2015 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 24 Aralık 2013. 

"Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS Nedir". 15 Haziran 2019 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 21 Aralık 2013. 

Külcü, Ö,; Uzun Külcü (2009), "Belge yönetiminde program geliştirme:belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi", Bilgi Dünyası, 2 (10) 

İlk uluslararası belge yönetim standardı:ülkemiz açısından bir değerlendirme, 2003 

Özdemirci, F, (1999), "Organizasyonlarda Belge Yönetimi ve Toplam Kalite", Türk Kütüphaneciliği, 2 (13) 

T.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ 

İlgili Araştırma Makaleleri

<span class="mw-page-title-main">ISO</span> uluslararası ölçü standart kurumu

ISO, Uluslararası Standartlar Teşkilatı, Uluslararası Elektroteknik Komisyonu'nun çalışma sahasına giren elektrik ve elektronik mühendisliği konuları dışında, bütün teknik ve teknik dışı dallardaki standartların belirlenmesi çalışmalarını yürütmek gayesiyle resmi olarak 23 Şubat 1947 tarihinde Cenevre'de kurulan uluslararası teşkilât.

Fizik mühendisliğinin konusu, doğadaki maddelerin yapısını ve aralarındaki etkileşimi inceleyen fizik bilimi bulgularının uygulama alanına dönüştürülmesi ile ilgilidir.

<span class="mw-page-title-main">Kurumsal kaynak planlaması</span> kurumun kaynaklarını verimli şekilde kullanacak şekilde planlaması

Kurumsal kaynak planlaması ya da işletme kaynak planlaması, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. Klasik bir KKP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. KKP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar.

"International Organization for Standardization" İngilizce açılımı kısaltılınca "ISO", Fransızca da Organisation internationale de normalisation kısaltılırsa "OIN" olmasından dolayı yunanca "eşit" anlamına gelen "isos" tan türetilerek şu an kullanılan "ISO" olarak adlandırılmıştır. Uluslararası alanda uygulanacak kalite sistem standardı çalışmaları ilk kez merkezi Cenevre'de olan Uluslararası Standartlar Organizasyonu ISO (standart) tarafından başlatılmıştır. ISO (standart), 23 Şubat 1947 tarihinde kurulmuş olup, 135 üye ülkeden oluşmaktadır. Her ülkeden bir üye bulunmaktadır ve her üye eşit oy hakkına sahiptir. Bu amaçla ISO (standart)'nun aktif üyeleri olan ABD, İngiltere, Kanada tarafından bu çalışmaları yürütmek üzere Teknik Komite oluşturulmuştur. Bu komitenin çalışmaları sonucu ISO 9000 Kalite Sistem Standartları Mart 1987'de yayınlanmış ve birçok ülke tarafından benimsenerek uygulamaya geçilmiştir.

<span class="mw-page-title-main">Yönetim bilişim sistemleri</span> İşletme ve Bilgisayar bilimlerini kapsayan bir iş alanı

Yönetim Bilişim Sistemi terimi, sonundaki sistem sözcüğü tekil olarak kullanıldığında, hareket işlem kayıtlarını oluşturan verileri özetleyerek yönetim raporları üreten, bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemi anlamına gelmektedir. Yönetim bilişim sistemleri ilk kez 1960'lı yılların ortalarında muhasebe, satınalma, stok, üretim, satış ve bordro konularında dönemsel raporlar hazırlamak amacı ile kullanılmıştır.

<span class="mw-page-title-main">Bilgisayar güvenliği</span> bilgisayar sistemlerinin ve ağlarının, hırsızlık, hasar, kötüye kullanım gibi durumlara karşı koruma mekanizmaları

Bilgisayar güvenliği, elektronik ortamlarda verilerin veya bilgilerin saklanması ve taşınması esnasında bilgilerin bütünlüğü bozulmadan, izinsiz erişimlerden korunması için, güvenli bir bilgi işleme platformu oluşturma çabalarının tümüdür. Bunun sağlanması için duruma uygun güvenlik politikasının belirlenmesi ve uygulanması gereklidir.

<span class="mw-page-title-main">Milli Prodüktivite Merkezi</span>

Milli Prodüktivite Merkezi, tüzel kişiliği haiz, çok taraflı resmi bir kurum olarak 2011 yılına kadar hizmet vermiştir. Kısa adı MPM'dir.

Dijitalleştirme, özellikle eski yazılı kaynakların OCR ve benzeri uygulamalarla dijital ortama aktarılma işlemidir. Dijitalleştirme görsel veya işitsel ögelerin bilgisayara tanımlanabilmesi, işlenebilmesi ve saklanabilmesi amacıyla sayısal kodlara dönüştürülmesidir. Bu işlemin amacı belgenin bütünlüğünü, içeriğini ve fiziksel özelliklerini koruyarak gelecek nesillere aktarmaktır.

İşletme enformatiği, işletme yönetimi ve bilgisayar bilimleri alanlarını kapsayan sosyo-teknik bir disiplindir. İşletme enformatiği eğitimi üniversite düzeyinde verilmekte, bir işletme enformatiği bölümü ya da programını bitiren üniversite mezunları işletme enformatiği uzmanı unvanı almaktadır. Dünyanın çeşitli ülkelerinde olduğu gibi Türkiye'deki bazı üniversitelerde de işletme enformatiği alanında lisans, yüksek lisans ve doktora eğitimi verilmektedir. Üniversitelerin benzer bölümleri kimi zaman:

<span class="mw-page-title-main">Kurumsal mimari</span>

Kurumsal mimari bir kurumun stratejileri, iş süreçleri, veri ve enformasyon gereksinmeleri, bilişim sistemleri ve teknoloji altyapısını belirli bir çerçeve içerisinde betimleyen, kapsamlı bir belgedir. Kurumsal mimarinin temel işlevi, kurumun hedefleri, yapısı, işleyişi, kullandığı sistemler ve sistemlerde kullanılan teknolojiler hakkında bilgi vermektir. Temel amacı ise, kurum içerisinde bilişim sistemlerinin ve teknolojilerinin kurumun hedefleri ve işleyişi ile uyumlu bir biçimde ortak standartlara uygun hale gelmesini, bu yolla bilişim ve iletişim kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamaktır.

Kalite yönetim sistemleri felsefesi, sistemi bir bütün olarak kabul eden ve kaliteyi bu bütünün içindeki her elemanın müşteri odaklı ortak bir fonksiyonu olarak gören bütünsel bir anlayıştır. En genel anlamda, bir kuruluşta hedeflenen kalitenin gerçekleşmesi amacı ile sürdürülen planlı ve sistematik faaliyetlerin bütünüdür. Son zamanlarda kullanımına daha sık rastlanan kalite yönetim sistemleri (KYS), tarihsel gelişim sürecinde; az sayıda çalışanın bulunduğu işletmelerde, müşteri ilişkilerine odaklanan kalite kontrol uygulamaları yapılan Sanayi Devrimi Öncesi, fabrikaların kurulmasıyla birlikte üretimi yapılan ürünlerin kontrolünün yapıldığı Sanayi Devrimi sonrası, Japonya'da istatistiksel sonuçları baz alarak uygulanmaya başlanan Toplam Kalite Yönetimi'nin var olduğu II. Dünya Savaşı sonrası ve TKY'nin daha geniş çapta kullanılmaya başlandığı ve tüm işletmede kalite yönetiminin yapıldığı 1980 sonrası olmak üzere dört döneme ayrılmıştır.

Hata türleri ve etkileri analizi; bir sistemin potansiyel hata türlerini analiz etmek için hataları olasılıklarına ve benzerliklerine göre sınıflandıran bir ürün geliştirme ve operasyon yönetim prosedürüdür. Başarılı bir hata türü analizi işi, benzer ürünlerin veya proseslerin geçmiş deneyimlerine dayanarak hata türlerinin tanımlanmasına yardımcı olur, bu hataların sistemden minimum kaynak kullanımı ve çabayla atılmasını sağlar ve bununla beraber geliştirme zamanını ve maliyetini düşürür. Genellikle üretim sektöründe ürünlerin çeşitli aşamalarında kullanılmakla beraber hizmet sektöründe de kullanım alanı artmıştır.

Bir iletişim ve iş birliği sistemi, bireylerin, çalışma gruplarının ve kurumların kendi içlerinde ya da birbirleri ile veri, enformasyon ve bilgi alışverişi için kullandıkları bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemidir. Veri, enformasyon ve bilgi alışverişine mesajlaşma adı verilir. Mesajlaşma iki boyutta gerçekleşmektedir: Yer ve zaman. İletişim ve iş birliği sistemleri farklı yerlerde veya aynı yerde farklı zamanlarda bulunan birey ya da grupların mesajlaşma gereksinmelerini karşılamak için kullanılmaktadır. Mesajlaşma farklı zamanlarda gönderilen iletilerle gerçekleşebileceği gibi, iletileri eşzamanlı olarak paylaşma biçimini de alabilmektedir.

Veri, ham (işlenmemiş) gerçek enformasyon parçacığına verilen addır. Veriler ölçüm, sayım, deney, gözlem ya da araştırma yolu ile elde edilmektedir. Ölçüm ya da sayım yolu ile toplanan ve sayısal bir değer bildiren veriler nicel veriler, sayısal bir değer bildirmeyen veriler de nitel veriler olarak adlandırılmaktadır. Her sembolik gösterim gibi, veri de belirli bir nesne, birey ya da olguya ilişkin bir soyutlamadır. Ancak enformasyon ve bilginin soyutluk düzeyleri ile karşılaştırıldığında, verilerin soyutluk düzeyi daha düşüktür. Bir verinin tek başına bir anlamı ve işlevi bulunmamaktadır. Veriler toplandıktan sonra gruplanarak, sıralanarak ve özetlenerek, elle ya da bilgisayarla işlenip enformasyona dönüştürüldüklerinde anlam kazanmakta; ait oldukları bağlamı açıklama gücüne kavuşmaktadır. Problem çözme ya da karar verme gibi bir amaca hizmet edebilecek duruma gelmektedir.

<span class="mw-page-title-main">Kalite maliyetleri</span>

Kalite maliyeti, mevcut kalitesizlikten ileri gelen ya da potansiyel kalitesizliği önlemek amacıyla alınan önlemler dolayısıyla ortaya çıkan maliyet. Kalite maliyetleri ile ilgili literatürde temel teşkil eden önemli çalışmalar, 1976'da Kaoru Ishikawa, 1979'da Philip B. Crosby, 1986'da William Edwards Deming, 1988'de Joseph Juran ve 1991'de Armand Vallin Feigenbaum tarafından gerçekleştirilmiştir. Kalite maliyeti kavramı, üretilen ürünlerin, müşteri beklentilerini karşılamamasını takiben hem ürün geliştirme hem de süreç iyileştirme çalışmalarının sonucu olarak doğmuştur. Kalite maliyetlerinin ölçülüp hesaplanması Toplam Kalite Yönetimi programının önemli ve gerekli aşamalarından biridir.

Bilgi yönetimi geçmişten günümüze gelişen teknoloji ile birlikte kişisel hayatımızda başlayıp da sosyal hayatımıza kadar birçok alanda artan bilgi miktarı her alanda rekabeti ortaya çıkarmıştır. Bu yüzden örgütler teknoloji ile birlikte ortaya çıkan bilgi yığınlarını denetim altına alarak var olabilirler ve varlıklarını devam ettirebilirler. Bilgi yönetimi bu kadar etkin olmasına rağmen 20. Yüzyılın sonlarına doğru kavram olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetiminin bir kavram olarak ortaya çıkmasının nedeni “ürünlerin ve hizmetlerin bilgi içeriğinin artması, e-ticarette, eğitimde, vb. olduğu gibi teknolojinin üretim ve hizmetlerin niteliğini ve yapılış tarzını tümden değiştirmesi onu kendi yapısı içerisinde yapılandırması, bilimsel çalışmaların önemli ölçüde rekabet unsuru haline gelmesi, çalışanların niteliklerinin değişmesi, bilişim ve telekomünikasyon teknolojilerinin enformasyon ve yönetimindeki etkinliğin artması. ” olarak tanımlanmıştır. Bunlarla birlikte yönetim kavramı ortaya çıkmış ve günümüzde hala gelişim göstermektedir

Belge yönetimi, belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.

Learning Management System (LMS) ya da Öğrenme Yönetim Sistemi ; uzaktan eğitim eğitim içeriklerinin ya da öğrenme ve geliştirme programlarının yönetimi, belgelenmesi, izlenmesi, raporlanması ve verilmesi için geliştirilmiş web tabanlı uygulamalar bütünüdür.

<span class="mw-page-title-main">Denetim</span>

Bağımsız denetim, herhangi bir işletmenin finansal bilgilerinin, kitaplarının, menkul kıymet hesaplarının, yasal kayıtlarının, belgelerinin ve kuponlarının sistematik ve bağımsız bir incelemesidir. Bir finansal tablo açıklamasının yanı sıra finansal olmayan açıklamaların doğru ve net bir şekilde ortaya çıktığını tespit eder. Ayrıca, hesap kitaplarının yasaların gerektirdiği bir şekilde muhafaza edilmesini sağlamaya çalışır. Denetim, kamu sektöründe ve her yerde böyle bir fenomen haline geldi. Denetçi inceleme için önlerinde bulunan önerileri algılar ve tanır, kanıtlar alır, aynısını değerlendirir ve denetim raporuyla iletilen kararına dayanarak bir görüş oluşturur.

Performans yönetimi, bir şirket ve organizasyon'un maksimum verimliliğine ulaşılmasını sağlamak için tasarlanmış, bireysel çalışanların ve ekiplerin etkin yönetim sistemidir. Performans yönetimi, belirli görevleri yönetmek için organizasyonun, departmanın, çalışanın veya mevcut süreçlerin performansına odaklanabilir. Performans yönetimi standartları genellikle bir kuruluştaki üst düzey liderlik ve görev sahipleri tarafından organize edilir. Yönetim bir işin görevlerini ve sonuçlarını belirlemeyi, çalışanın performans ölçümü ve davranışlarını değerlendirmeyi içerebilir.